GESTÃO ODONTOLÓGICA PREDITIVA
O seu sistema registra muito bem o que já aconteceu.O trabalho começa no que ainda vai acontecer.
Assessoria de dados para clínicas odontológicas, a partir do sistema que a clínica já usa.
O PONTO DE PARTIDA
O seu sistema de gestão provavelmente é bom. Ele organiza a agenda, guarda o prontuário, emite orçamentos e controla o financeiro. Ele faz bem aquilo para o que foi construído: registrar.
A questão é que registrar e decidir são coisas diferentes. Sistemas de gestão são desenhados para guardar informação com segurança, não para cruzar módulos, identificar padrões de comportamento e apontar o que fazer na segunda-feira de manhã.
Existe um segundo ponto, menos evidente. Um sistema entrega essencialmente os mesmos relatórios para todas as clínicas que o utilizam. Se o dado é igual para todo mundo, ele dificilmente gera vantagem. O que diferencia é a leitura sobre este negócio, com estes pacientes e esta forma de trabalhar.
O sistema olha para trás. O trabalho olha para frente.
Ele é retrovisor, não para-brisa.
TRÊS PERGUNTAS PARA FAZER AO SEU SISTEMA
São perguntas simples, sobre dinheiro que já é seu. Vale abrir o sistema agora e tentar respondê-las.
Do valor que você tem a receber, quanto está parado há mais tempo do que deveria?
A maioria dos sistemas soma tudo o que está contratado, sem separar o que está caminhando do que está travado. Nos dois casos aparece como a receber, só que um é receita e o outro pode ser ilusão de receita. Responder isso costuma exigir cruzar o módulo financeiro com a agenda clínica, e nem sempre esses módulos conversam entre si.
Quais dos orçamentos apresentados já morreram?
Pacientes que ouviram o plano, disseram que iam pensar e nunca mais voltaram ao assunto costumam permanecer em aberto indefinidamente. Existe um prazo, próprio de cada clínica, depois do qual um orçamento não está mais em análise, está perdido. Se esse prazo não é medido, não há como agir dentro dele.
Quanto a clínica deve faturar daqui a três meses?
Em procedimentos de retorno previsível, como toxina botulínica e preenchimento, cada paciente tem o seu próprio intervalo. Com esse dado é possível projetar o calendário de retorno dos próximos meses e enxergar a receita antes que ela aconteça, ou antes que ela deixe de acontecer.
As três tratam de pacientes que a clínica já conquistou. Não é marketing, não é captação, não é investimento em mídia. É receita que já está dentro de casa.
Se o seu sistema responder às três com clareza, ótimo. Você gastou quinze minutos e ganhou uma confirmação. Se não responder, achou onde está a lacuna.
E se eu não tiver tempo para isso?
Exatamente por isso. A entrega não é um relatório para você estudar, é uma fila de trabalho pronta para a recepção executar, com o nome, o motivo do contato e o que dizer. O que consome a sua agenda é a reunião de leitura, uma vez por mês.
O MESMO PADRÃO, FORA DA CADEIRA
Você não espera a dor para agir. Faz prevenção, controla intervalo e chama para retorno. Nenhum tratamento começa sem exame, e a radiografia existe justamente para ver o que o olho não vê.
A pergunta é se a clínica, como operação, recebe o mesmo protocolo que o paciente recebe. Foram anos de formação para o que acontece na cadeira. Para o que acontece fora dela, ninguém recebeu formação nenhuma. Não é descuido, é ausência de ferramenta.
Você dá o prognóstico de um caso com segurança. O prognóstico da clínica para os próximos três meses está em alguma tela?
Negócio sem previsibilidade acaba tomando decisão técnica por motivo financeiro.
Faturamento alto não significa operação previsível. É perfeitamente possível faturar muito e não saber ao certo se o resultado vem da qualidade da operação ou da quantidade de horas na cadeira.
A diferença entre as duas coisas é o que define se dá para tirar férias, delegar, contratar ou abrir uma segunda unidade.
O QUE A GENTE FAZ COM ISSO
Orçamentos não fechados
Medimos a conversão por especialidade, faixa de valor e profissional, e identificamos o prazo real de decisão dos seus pacientes. A partir disso, quais propostas ainda estão vivas e quais exigem ação imediata.
Tratamentos interrompidos
Identificamos em que ponto do tratamento os pacientes costumam parar, e o que o padrão sugere. A concentração das desistências indica se a causa tende a ser financeira, clínica ou de agenda. Cada uma pede uma correção diferente.
Retornos que não acontecem
Calculamos o intervalo de retorno de cada paciente individualmente, em vez do intervalo médio do procedimento. Isso permite avisar antes que o resultado conquistado se perca.
Uma observação sobre tratamentos interrompidos
Quando um paciente abandona um tratamento no meio, raramente é desinteresse. Com frequência é porque, naquele ponto, o que ele ainda tem a pagar ficou maior do que o que ele ainda enxerga a ganhar. Isso costuma ter solução no desenho do plano, não no telefonema de cobrança.
Em todo momento, o que o paciente ainda tem a ganhar precisa ser maior do que o que ele ainda tem a pagar.
O intervalo de retorno de cada paciente é o mesmo modelo que está publicado aberto no ICR, Índice Customizado de Retorno.
DEPOIS QUE O NÚMERO APARECE
Quem tem o número não precisa perguntar. Quem não tem, pergunta.
A lista pronta não serve de nada se a mensagem que sai dela devolve a autoridade para o paciente. Perguntar se ele ainda tem interesse é pedir que ele forneça o motivo do contato, e comunica que a agenda tem buraco.
A mensagem com dado já chega com o motivo na mão. A profissional é a especialista, então é ela quem conduz: o que é técnico não se pergunta, o que é logístico se oferece.
SEM O NÚMERO
Oi, tudo bem? Estou passando para saber se você ainda tem interesse em continuar o tratamento.
COM O NÚMERO
Marina, bom dia. Aqui é a Ana, da recepção. A doutora revisou os planos em andamento e sinalizou o seu: está parado desde fevereiro, na terceira de oito sessões. O que falta é justamente a parte que estabiliza o resultado que você já conquistou nas três primeiras. Ela abriu quarta às 9h ou sexta às 15h. Qual fica melhor? Se nenhuma der, me diz o melhor período que eu encaixo.
COMO COMEÇA
O levantamento dos últimos doze meses
Antes de qualquer acompanhamento contínuo existe um trabalho único, com começo e fim marcados. Ele olha os últimos doze meses da clínica e termina numa apresentação dos números encontrados.
O QUE ELE ENTREGA
Um número que hoje provavelmente não existe em nenhuma tela: quanto de receita está parado dentro da própria operação, somando os orçamentos que já passaram do prazo de decisão e os tratamentos interrompidos no meio.
- 1.Conversa inicial, para entender a operação, as especialidades e o que você sente falta de enxergar hoje.
- 2.Extração dos dados do seu sistema, em geral uma exportação simples, feita pela própria equipe.
- 3.Levantamento dos últimos doze meses, com apresentação dos números encontrados.
- 4.Definição do acompanhamento contínuo, se fizer sentido diante do que for encontrado.
O acompanhamento contínuo é decisão do quarto passo, não do primeiro. O levantamento existe por si, e o número que ele entrega é seu, continuando ou não.
ANTES DE FALAR COMIGO
Vale ver o método funcionando. O cálculo do intervalo de retorno está publicado aberto, com a fórmula inteira, e os indicadores que sustentam essa leitura também.
SOBRE O QUE VOCÊ VAI LER
Os índices usados aqui são construção própria em processo de validação. Os cortes e os parâmetros são hipóteses de modelagem, e precisam ser calibrados com os dados reais de cada clínica.
Nenhum número de referência de mercado é apresentado, e isso é proposital. Se alguém oferecer o percentual ideal para o seu setor, desconfie. Ele não existe de forma verificável.
SIGILO E DADOS
- Dados de pacientes são dados pessoais sensíveis e recebem tratamento compatível com essa condição.
- O trabalho analítico é feito sobre base pseudonimizada: a análise precisa de um identificador, não do nome do paciente.
- A identificação nominal aparece apenas na lista de contato, e quem contata é sempre a equipe da clínica, nunca a assessoria.
- A relação é formalizada em contrato com cláusula específica de tratamento de dados, finalidade delimitada e prazo de retenção definido, em conformidade com a LGPD.
- Dados de uma clínica jamais são apresentados, comparados ou mencionados junto a outra.
O PRIMEIRO PASSO CUSTA UMA CONVERSA
As três perguntas, em PDF
O material traz as três perguntas, o que cada uma revela, onde o dado costuma estar no sistema e o que fazer com a resposta. Serve para você fazer o teste sozinho, no seu ritmo.
- As três perguntas e o que cada uma revela
- Por que o sistema não costuma responder
- Onde o dado costuma estar em cada módulo
- O que fazer com cada resposta
Prefere conversar antes
Antes de qualquer proposta, vale fazer as três perguntas ao seu sistema. O que ele não responder, a gente descobre junto. Quanto custa depende do tamanho da operação, e é por isso que o primeiro passo é o levantamento, não um número.
Agendar uma conversa pelo WhatsAppQUEM ESCREVE
Wescley Garrett
Dado não é ferramenta, é cultura. E cultura analítica não se instala com painel, se instala com tomada de decisão baseada em evidência, e com a disciplina de verificar se funcionou.
Análise de dados e gerenciamento de riscos desde 2019, depois de dez anos na aviação comercial, onde decisão segue dado e procedimento. Colaborador do Método 5 Estrelas. Especialização em Ciência de Dados e Big Data Analytics.
ESCOPO
O QUE EU FAÇO
Método, materiais e modelos de indicadores. Em odontologia, também assessoria de dados, diretamente com a clínica.
COMO CONTRATAR EM BELEZA
Em salões, barbearias e clínicas de estética, a implantação e o acompanhamento são conduzidos pela equipe do Método 5 Estrelas, de Camila Colombo.