OCUPAÇÃO
A hora vaga é o produto mais caro
A ocupação de agenda mede o percentual dos horários disponíveis que foram de fato preenchidos, por profissional e por período. O cálculo usa só a própria agenda: horários atendidos divididos pelos horários abertos. A hora vaga não gera lançamento em relatório nenhum, e por isso costuma passar despercebida.
O que este indicador mostra
Todo custo do negócio aparece em algum relatório, menos um: a hora que ficou vaga. Ela não gera lançamento, não entra na planilha e some da contabilidade, embora a estrutura inteira continue custando naquela hora.
A ocupação de agenda dá visibilidade a esse custo. Medida por profissional, ela mostra onde a estrutura está sendo bem usada e onde existe capacidade parada.
Como calcular
Ocupação = horários preenchidos ÷ horários disponíveis × 100
- 1.Conte quantos horários de atendimento cada profissional tinha abertos na semana.
- 2.Conte quantos desses horários foram preenchidos com atendimento.
- 3.Divida um pelo outro e multiplique por 100, profissional por profissional.
Onde achar o dado
Na grade de horários da agenda, olhando uma semana fechada. A conta não precisa de sistema: basta a grade de cada profissional e a contagem de horários abertos e preenchidos.
NO SEU SISTEMA
Um mapa de calor que colore os dias e horários da semana por volume de agendamento e de faturamento, em visão de segunda a domingo.
O mapa mostra onde a agenda esvazia, que é a metade visual da ocupação. A outra metade é o percentual por profissional, que sai da comparação entre horários abertos e preenchidos.
Central de ajuda do Trinks, Mapa de CalorComo ler o resultado
A comparação mais útil é entre profissionais e entre semanas. Uma diferença grande de ocupação entre duas pessoas da mesma equipe diz mais que qualquer número isolado.
Ocupação baixa concentrada em dias ou faixas de horário específicas indica problema de distribuição, não de demanda.
A decisão que isso dispara
Realocar agenda antes de contratar mais gente.
Enquanto houver capacidade parada na grade atual, contratar aumenta o custo sem resolver a causa. Primeiro se redistribui a agenda que existe; contratação vem quando a ocupação sustentada justificar.
Perguntas sobre este indicador
Como medir a ocupação sem sistema?
Desenhe a grade de horários de cada profissional na semana e pinte os horários atendidos. A ocupação é a contagem dos pintados dividida pelo total de quadrados. Faça por quatro semanas antes de tirar conclusão.
Horário de almoço e folga entram na conta?
Não. O divisor são os horários realmente disponíveis para atendimento. Incluir intervalos e folgas derruba o número artificialmente e esconde o problema real.
Ocupação alta é sempre bom sinal?
Não necessariamente. Ocupação muito alta, com agenda cheia semanas à frente, pode indicar preço abaixo do ponto ou capacidade no limite, o que também é informação para decidir. O indicador aponta os dois extremos.
